清晰认识 | 项管人员都在用的『项目管理工具』 使用方法

工作中总会遇到一些这样那样的问题，包括紧急问题的出现。

做项目的我们需要的是一些可以帮助到我们并快速提高咱们工作效率的项目管理工具。

让自己的思路更加的清晰，通过一张图就能够清晰的认知到项目具体的开始时间和结束时间，整体项目计划的工作量和节奏等等。

下面就具体的说一说项目管理工具的方法，以及使用。

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亲和图（Affinity Diagram）

亲和图用于收集大量语言资料（如想法、观点、问题等），它根据资料间的本质关系进行分组并对各组做出界定。

主要用途：确定解决问题的主题，找出与主题相关的问题。

⭕何时使用亲和图：

1）问题看起来太大或者太复杂，因而无法把握-这时可以用亲和图“描绘出问题的版面结构”；
2）需要以创造性的方式来观察问题-或者-传统的观点不能产生明显的改善。

❌以下情况不建议使用：

• 非常简单
• 需要非常迅速地得到解决

脑力激荡法（Brainstorming）

脑力激荡法是一种用于在短时间激发尽可能多的思想的团队工作方法。它应用于工作中开创性部分的一个基本工具。在应用其他工具时，它也经常被用到。（比如，结构树推演，等等）。在应用脑力激荡法时，团队成员要毫无保留说出他们对问题的看法，这样每个人都可以在其他人想法的基础上发展自己的想法。

主要用途：

脑力激荡法有三种类型：每一种方法都有其优点和缺点

1）自由发挥法 ：团队成员同时讲出各自的想法。重要的观点有纪录员纪录。
2）轮流发言法 ：团队领导和纪录员一轮一轮的挨个询问团队成员的想法。成员可以在轮到他时说“过”。直到所有成员都说“过”时，这个过程就结束了。
3）书面表达法 ：团队领导让成员将他们的想法写到纸条上或是小卡片上。然后将这些想法进行收集整理。

鱼骨图（因果图）（Fishbone (Cause & Effect) Diagram）

鱼骨图（因果图）用来找出问题的潜在原因。

主要用途：决定采集什么数据---采集数据---整理及演示数据---认别原因

例1- 决定收集什么数据

下面是鱼骨图（因果图）的一个例子，现在你已经知道问题是由几个原因导致的，鱼骨图在这用来决定收集什么数据。“现实情况”的问题陈述写在“鱼头”。鱼骨则反映了各种导致问题发生的原因。

例2- 演示数据

下面是鱼骨图用来采集数据的一个例子。每个原因的百分比都给了出来，以便帮我们找出最重要的原因。注意三条“主要鱼骨”上的百分比之和为100%。

例3- 演示根本原因

下面是一个鱼骨图用来找到唯一根本原因的例子。“现实情况”问题陈述，“灯开不了了”写在鱼头。鱼骨反映了导致灯开不了了的的主要原因。

 

 

结构树（Structure Tree）

⭕结构树用于系统地：

1）把主题或问题领域（例如：沟通不畅、周转时间、降低存货等等）分割成更细小、更易处理的问题。
2）发现可能导致问题产生的一个或几个根本原因。

尽管结构树和鱼骨图（因果图）可以相互替代使用（即作为第一部和第二步的工具），但是熟练的问题解决专家建议第一步使用结构树而在第二步使用鱼骨图，这样有助于参与者认清自己处在问题解决程序中的哪个位置并且避免引起混淆。

主要用途：找出与主题相关的问题---选择目标问题---决定采集什么数据---采集数据---整理及演示数据---识别原因

帕累托分析（Pareto Analysis）

帕累托分析应用于从引起问题的很多琐碎的原因中分离出那些至关重要的几个原因。帕累托原则表明80%的问题都是由众多原因中的20%主要原因引起的。帕累托分析帮助团队分清主次。

帕累托分析像条状图一样体现了一种分布。只不过帕累托分析的条块是按照由高到低的顺序安排的。

主要用途：找出与主题相关的问题---选择目标问题---整理及演示数据---针对有效性收集数据

 

 

 

 

流程图（Flow Chart）

流程图用于以图表的形式显示各个步骤、事件和构成程序的行动。一个流程图以图表的形式提供了一幅图画，它描述的是在生产一种产品或提供一项服务是应当发生的事件。

主要用途：找出与主题相关的问题---决定采集什么数据---整理及演示数据---认别原因---制定新的标准

举例：

 

 

 

 

甘特图（Gantt Chart）

甘特图用于以图表的形式展示计划、事件、活动以及完成一个项目或实施一个解决方案所必须履行的责任。

主要用途：制定行动计划---评估行动计划---实施计划---监督实施过程

举例：

下面的甘特图例子是可以使用的多种甘特图之一。根据你所使用的软件的不同，甘特图上可能列出其他一些项目（如关键路径、完成百分比、实际与预计成本和闲散时间等等）。

风险评估（Risk Assessment）

风险评估用于预先警告小组如果实施了解决方案可能出现哪些差错。风险评估通过评估所有考虑中的方案并想象可能出现哪些差错来执行。

举例：